Formål

Gjennom denne prosedyren skal vi beskrive de ulike trinn i utarbeidelse, godkjenning og oppfølging av saker som skal til politisk behandling

Beskrivelse

1 - Definere saken

På grunnlag av lovverk/delegasjonsreglement beslutter saksbehandler i samråd med kommunalsjef/rådmann at en sak må fremmes til politisk uttalelse/avgjørelse. Det må også foretas en vurdering av hvilke utvalg som skal ha saken til behandling (vær spesielt oppmerksom på om saken skal via AMU/Administrasjonsutvalg). Vurder også om saken skal behandles av Eldreråd, Funksjonsnedsettes Råd eller Ungdomsråd.

Ansvar; Saksbehandler

2 - Opprette saken

Oppretter saken som sak i WebSak (hvis dette ikke allerede er gjort gjennom innkomne skriv mv.)

Verktøy og dokumenter: WebSak

Ansvar: Arkivet

3 - Utarbeide saken

Saksbehandler utarbeider saken i henhold til mal for politiske saker i WebSak, og egen beskrivelse for saksfremstillinger. Innhold i saken diskuteres med aktuelle parter.

Det er viktig å bruke et enkelt og klart språk, se gode tips etter denne prosedyren.

Med bakgrunn i egen beskrivelse for saksfremstillinger skal det legges vekt på følgende under de enkelte punktene:

Forslag til vedtak på hovedarket:

Forslag til vedtak skrives nøytralt i forhold til utvalg og bør starte med "Sauda kommunestyre godkjenner/avslår osv".

Vedtaket skal begrunnes der dette er nødvendig.

Sammendrag

Her bør det skrives noe om:

• hva saken gjelder (mottatt søknad, eller problemstilling tatt opp av rådmannen)
• hva er problemstillingene i saken
• rådmannens konklusjon

Fakta

Under dette punktet skal man legge frem alle grunnlagsdata og faktiske opplysninger man mener er nødvendige for at leseren skal kunne forstå og ta del i drøftinger, vurderinger og konklusjoner under punktene nedenfor.

Det må her forklares hvorfor saken blir lagt frem på det aktuelle tidspunktet.

Lover, forskrifter, rundskriv

Det skal her påpekes hvilke bestemmelser som har betydning for og er rammegivende for saken.

(ved korte lovtekster bør disse siteres).

Gjeldende planer, retningslinjer og vedtak

Det skal vises til aktuelle planer slik som kommuneplaner, økonomiplaner, driftsplaner, sektorplaner, årsmeldinger m.v. og aktuelle fylkesplaner, statlige planer mv.

Det skal vises til tidligere vedtak (saksnummer, dato og utvalg) med relevans til saken som politikerne må være oppdatert på. Normalt bør vedtaket siteres, men det kan i enkelttilfeller være nok å gjengi hovedinnholdet i vedtaket, eller vise til vedlegg hvis vedtaket fremgår der.

Innkomne uttalelser

Mottatte uttalelser i saker som har vært på høringer til for eksempel organer på fylkesnivå (fylkesmann) eller internt i kommunen hos fagforeninger)

Kort utdrag av uttalelsen siteres og uttalelsen kan evt. legges ved saken.

Alternative løsninger med konsekvenser

Det skal i utgangspunktet legges frem minst 3 alternativer som er reelle valgmuligheter for politikerne, og det bør forklares hvorfor man har besluttet å legge frem de aktuelle alternativene.

For hvert alternativ skal det ved behov tas med konsekvenser for:

• økonomi (f. eks investeringskostnader, driftskostnader, virkning på neste års budsjetter)
• miljømessige forhold
• virkning på tjenestetilbudet til mottaker
• vurdering av saken i forhold til likestillingsaspektet
• videre saksgang
• andre forhold

Vurdering og konklusjon

Her skal administrasjonens (alle saker skrives i rådmannens "navn" ("Rådmannen mener at alternativ I er positivt ....") vurderinger av de alternative løsninger komme frem.

På grunnlag av det ovenstående skal rådmannens konklusjon og tilråding komme frem. Valgt løsning skal kort begrunnes.

Saksbehandler sender saken via flaggmelding til rådmannen (etter avklaring med eventuell kommunalsjef). Rådmannen godkjenner saken via flaggmelding. Blir saken ikke godkjent vil saken komme tilbake til saksbehandler som utfører endringer. Rådmannen har mulighet til å endre eventuelle feil i saken før han ferdigstiller saken for videre oppfølging.

Til politisk sekretær

Alle saker skal være godkjent av rådmann slik at de kan plukkes opp av politisk sekretær fra kølisten i Acos Møte senest fredag kl. 12.00 10 dager før "politisk møteuke"/politisk møte.

Ansvar; Rådmann

Oppfølging etter behandling i politiske utvalg

Saksbehandler mottar saken, med vedtak påført hovedarket fra politisk sekretær, for oppfølging av vedtaket.

Saksbehandler følger opp saken og sender nødvendig informasjon til søkere m.fl innen 10 dager etter at saken er tilbakelevert fra politisk sekretær.

 Ansvar; saksbehandler

Arkivering

Saksbehandler sørger for at saken blir ekspedert i henhold til vedtaksoppfølging. Saken blir liggende elektronisk i websak.

GODE RÅD (FRA NORSK SPRÅKRÅD):

Hvem skriver du for?

Tilpass ordvalget etter leseren.

Bruk konkrete og kjente ord der du kan.

Forklar fagord og andre vanskelige ord.

Del teksten inn etter hovedpoengene.

Si én ting om gangen.

Bruk bindeordene bevisst. De viser sammenhengen i teksten.

Å skrive er å tenke. Når tanken fram?

Vær på vakt mot abstrakte formuleringer.

Prøv å omformulere dersom du ikke er fornøyd.

Smak på setningene. Les dem gjerne høyt. om gode språkråd og bruk eventuelt språkkonsulent.

Spør andre om gode språkråd om bruk eventuelt språkkonsulent.

Del opp lange og innfløkte setninger.

Plasser gjerne verbet tidlig i setningen.

Bruk aktiv uttrykksmåte der det passer.

Bruk oppdaterte ordbøker og andre veiledningsbøker.